1、深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY4.2.3-Z02名称文件资料管理程序版本C/0第1页共5页编制蒋俊更改李寅峰审核张跃敏批准吴耀平生效期2005年2月1日文件处理流程发文/收文部门部门负责人分管领导/总经理总经理办公室文件经办部门Y拟定需发布的文件/制度审批红头文件YN发布文件/制度文件/制度存档Y审核NYNN发布文件/制度文件/制度存档接收外来公文提出处理意见提出处理意见办理文件规定的相关事项文件及相关资料存档审批深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY4.2.3-Z02名称文件资料管理程序版本C/1第2页共5页编制蒋俊更改李寅峰审核张跃敏批准冯霞生效期2005年9月15
2、日1.目的规范公司和各部门文件资料的管理。2.范围适用于公司各部门。3.职责部门/岗位工作内容频次/时间总经理审批公司红头文件，必要时对各部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日分管领导必要时对分管部门收到的外来公文/外来文件提出处理意见。审批以片区名义发布的文件。1个工作日及时部门负责人审批以本部门名义发布的文件。对本部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日及时经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项及时资料管理员文件的管理、控制及时4.方法和过程控制4.1文件的分类4.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布；公司日常往来函、公司级会议纪要、片区
3、级行政文件、部门级行政文件以非红头文件形式发布。4.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。4.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。4.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY4.2.3-Z02名称文件资料管理程序版本C/1第3页共5页编制蒋俊更改李寅峰审核张跃敏批准冯霞生效期2005年9月15日4.2文件的编码及格式 4.2.1公司级行政文件编号方法为
4、：深万物年度序号，序号为三位数。须经总经理办公室审批、统一管理。红头文件格式如下：红色文件头编号（五号黑体）文件名称（小三号黑体）文件内容（小四号宋体）深圳市万科物业管理有限公司（小四号宋体）签署：（小四号宋体，对外发文无须签署） 二四年一月八日（小四号宋体，中文数字）4.2.2部门级行政文件编号方法为：VKWY（部门/片区简称）年度序号，序号为三位数。（部门简称如：总办、人力、品质、财务、房管、天景、威登、荔景、万景、桂苑、城花、福景、俊园、彩园、花城、金色、温馨、总服、工程、绿化、租售、蓝湾、东海岸、设备、顾问、会所公司、万科大厦、万科公寓、老干中心、交警局、监控中心、青年学院、证监局、英
5、达利、桃源村、清湖、规划大厦、17英里、大甲岛、万科城、第五园、福田片区、罗湖盐田片区、坂田南山片区、经营本部等，如增加新部门，由品质管理部确定部门简称。）格式为：文件名称（小三号黑体） 文件编号（五号黑体）文件内容（小四号宋体）深圳市万科物业管理有限公司（小四号宋体）部门/片区名称（小四号宋体）签名：（小四号宋体，对外发文时特殊情况可不签名）二四年一月八日（小四号宋体，中文数字）注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY4.2.3-Z02名称文件资料管理程序版本C/1第4页共5页编制蒋俊更改
6、李寅峰审核张跃敏批准冯霞生效期2005年9月15日4.2.3业务文件格式4.2.3.1组织架构和职务说明书XXXXX组织架构/职务说明书（三号黑体）部门简称年度编号（每年从01开始）（小四黑体）文件内容（宋体）编制： 审核： 审批： （宋体）年 月 日 年 月 日 年 月 日（宋体）4.2.3.2各类管理制度A. 文件表头样式XXX（公司/部门名称）管理制度编号VKWY（部门简称）-GXX名称版本A/0第 页 共 页编制更改审核批准生效期B.部门可根据需要将管理制度分为“客服”、“内部”、“经营”、“安全”等类别，并通过文件编号予以区分，如：金色家园“客服”类文件编号为“VKWY（金色）-G/
7、KF01”。C.版本控制：按体系文件版本控制方法执行。4.3文件的发布4.3.1所有文件均需经过审批后方可发布。通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录。4.3.2重要文件送达承建商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在文件发放签收表签收，签收记录与所发文件一起长期保存。4.4文件的更改 文件如需更改，须按文件原审批程序重新报批。4.5外来文件的处理4.5.1当收到外来公文需处理时，填写文件处理表，由部门负责人提出处理意见，必要时报相关领导提出处理意见后处理，处理完后由经办部门负责存档。4.5.2 收到外来标准/法规时，按记录及文档管理程序处理。4.6文件的存档按照记录及文档管理程
8、序执行。4.7电子文档的管理按照记录及文档管理程序执行。4.8文件的保密4.8.1公司需严格保密的文件包括：总经理办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、管理评审报告、重大事故分析报告、薪金福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY4.2.3-Z02名称文件资料管理程序版本C/1第5页共5页编制蒋俊更改李寅峰审核张跃敏批准冯霞生效期2005年9月15日4.8.2保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。4.8.3有权阅读保密文件的公司员工对保密文件负有保密责任。5.相关文件VKWY4.2.4-Z01 记录及文档管理程序6.记录表格VKWY4.2.3-Z01-F2 文件发放签收表VKWY4.2.3-Z02-F1 文件资料存储清单VKWY4.2.3-Z02-F2 文件处理表
